【Excel】知ってると大幅に作業時間が短縮できるExcel小技7選!

先日の記事で、はからずもITインストラクタだった過去を思い出したwので、Excel小技をちょっと。

私がExcelで作業をしていると、「え?今それどうやったと?」と聞かれたことがあるものを選んでみました。

Excel小技を使いこなして作業効率を高めよう

お仕事でExcel(エクセル)を使っている方って多いのではないでしょうか。

よく知られているショートカットキーとしては、

  • 「Ctrl」 + 「C」 → セルのコピー
  • 「Ctrl」 + 「X」 → セルの切り取り
  • 「Ctrl」 + 「V」 → セルの貼り付け
  • 「Ctrl」 + 「S」 → ブックを上書き保存
  • 「Ctrl」 + 「P」 → 印刷ウィザードを表示
などでしょうか。

このようなショートカットキーを覚えておくと、作業効率が上がります。よく使うものだけでもチェックしてみてくれればいいかなぁーと思います( ´∀`)

※「Ctrl」とはキーボードの右下、左下にある「CTRL」と書いてあるボタンでコントロールボタン(キー)と呼びます。

※「○○」 + 「▲▲」は、「○○」のキーを押しながら「▲▲」のキーを押す、という意味です。また表記の大文字・小文字は関係ありません。

Excel小技1:「Ctrl」 + 「1」 でセルの書式設定

これも、ショートカットキーですが、あまり知られてないのでは?

セルの書式設定を常に使う人には大変便利だと思いますよ。

エクセル小技‐セルの書式設定

タイトル通り、書式設定したいセルを選択しておいて、「Ctrl」 + 「1」(テンキーではなくキーボード配列の上の方の「1」)を押すと、セルの書式設定のダイアログボックスがたちあがります。

Excel小技2:「Ctrl」 + 「D」 で上のセルをコピー

すぐ上のセルを丸ごとコピーします。

excel-ctrlD-01

excel-ctrlD-02

すぐ上のセルに限り、「Ctrl」+「C」と「Ctrl」+「V」をまとめたショートカットキーです。

ちなみに、すぐ左のセルをコピーしたい時は「Ctrl」+「R」です。あまり使ったことありませんが・・・w

Excel小技3:「F4」キーで直前の操作を繰り返す

書式を設定したり、列を削除したりと、入力操作以外で繰り返す作業って結構ありますよね?

そういったときに使えるキーが「F4」キーなのです。

excel-F4-00

たとえば、D列を削除して、列のかたまりは左に寄せていくとします。

excel-F4-01

選択した部分だけを削除する場合、上の2つのどちらかを選びます。(今回は左方向にシフト)

excel-F4-02

今度はB列で同じ操作をしたいとします。

excel-F4-03

削除したい部分を選択し「F4」キーを押すと、

excel-F4-04

同じ操作が繰り返えされます。

Excel小技4:「Ctrl」とマウス操作でセルのコピーや移動

最初に挙げたショートカットキーも良いんですが、マウス操作を絡めることでほんの少し早く作業ができるかも?

excel-ctrlcopy-01

コピーしたいセルを選択し、選択枠をドラッグしながら(つかみながら)、任意の場所ではなします。

この放すときに、何も押下していなければ「セルが移動」し、「Ctrl」を押下しながら放せば「セルのコピー」が行われます。

excel-ctrlcopy-02

上図のように「Ctrl」を押しながらはなすと、選択したセルがそのままコピーされています。

Excel小技5:「Shift」とマウス操作でセルの移動+挿入など

先ほどの小技4では「Ctrl(コントロール)」キーを使いましたが、「Shift(シフト)」キーを押すと、その部分を挿入することができます。

データの順番を入れ替えたい時などに使えます。

excel-shiftmove-02

上の図の場合、ばいきんまんとドキンちゃんをカレーパンマンの下に移動させたいと思います。

小技4でしたように、移動だけならドラッグ・アンド・ドロップでいけますが、そうすれば3行目と4行目に空白ができます。しょくぱんまんとカレーパンマンをそのまま上に移動させる場合は「Shift」キーを押しながらはなします。

excel-shiftmove-03

実際にExcelでやってみると、大文字の「I」のような記号がでるところが挿入場所です。(キャプチャできませんでした;)

Excel小技6:複数セルに入力したいときは「Ctrl」 + 「Enter」

普通に入力して「Enter」キーを押すと、通常はそのセルだけ入力確定します。

excel-ctrlEnter-01

複数のセルに同じ値を入力したいときは、先に複数のセルを選択し(「Ctrl」を押しながらマウスで選択していくと複数セルを選択できます)、

excel-ctrlEnter-02

入力したあと「Ctrl」キーを押しながら「Enter」を押すことによって、選択しているセルすべてに同じ値が入ります。

Excel小技7:オートフィル機能で連続したセル入力を楽にする

セルを選択した枠の右下にちょっと黒ポチがあります。

そこをドラッグ・アンド・ドロップすることによって、同じ値がずーっとコピーされたり、連番がふれたりできますが、行が長かったりすると行きすぎたり戻りすぎたりして、「あーーー」っとなります。

そういうときは、黒ポチをダブルクリック!です。

excel-autofill01

右、左、どちらの列でも良いのですが、基準となる列の連続したセルまでオートフィルの機能が働き、連番やコピーをすることができます。

excel-autofill02

上のように空白セルがある手前まで、オートフィルされます。

まとめ/作業時間の短縮は小技をいかに使いこなせるか

ひとつひとつの作業は、数秒単位でしか短縮されませんが、どうせやらなければならない作業なら、数秒でも数分でも早く仕上げることができれば良いよねーっと思っています。

積み重ねれば、作業時間の短縮に貢献できるかも・・・よ?

わかりにくいところがあれば言ってもらえれば訂正します~。

ではではー。


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